Politika zasebnosti.

01Uvod

Ta politika zasebnosti določa, kako K2 PLUS Grafično oblikovanje in tisk d.o.o. (v nadaljevanju: upravljavec) zbira, obdeluje in varuje osebne podatke uporabnikov, strank, obiskovalcev spletne strani in poslovnih partnerjev.

Upravljavec se zavezuje, da bo vse osebne podatke obdeloval zakonito, pošteno, pregledno in v skladu z veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov.

02Podatki o upravljavcu

Upravljavec ni zavezanec za imenovanje pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO), ker obdelava ni obsežna in ni sistematično usmerjena v obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov.

03Vrste osebnih podatkov, ki jih zbiramo

• Osnovni identifikacijski in kontaktni podatki: ime, priimek, naziv podjetja, e-pošta, telefonska številka, naslov (za dostavo ali izdajo računa).
• Podatki o naročilih: izbrani izdelki/storitve, količina, cena, datumi naročila in dostave, plačilni podatki (bančni račun za nakazilo).
• Poslovna komunikacija: vsebina e-poštnih sporočil, povpraševanj, ponudb, reklamacij.
• Tehnični podatki: IP naslov, tip naprave, brskalnik, čas obiska, obiskane strani (zbrani prek analitičnega orodja Matomo).
• Podatki iz spletnih obrazcev: ime, podjetje, e-pošta, telefonska številka, sporočilo in priložene datoteke (obrazec za povpraševanje in kontaktni obrazec).

Upravljavec ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov (npr. rasni izvor, politična prepričanja, verska pripadnost, zdravstveni podatki), razen če je to nujno potrebno za izvedbo storitve in uporabnik poda izrecno soglasje.

04Namen obdelave osebnih podatkov

• Obdelava naročil in izvajanje pogodbe: sprejem naročil, priprava ponudb, komuniciranje s strankami, izdelava in dostava izdelkov, izdaja računov.
• Obveščanje o izdelkih in storitvah: odgovarjanje na povpraševanja, pošiljanje informacij o storitvah in izdelkih (le s soglasjem uporabnika).
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti: računovodstvo, davčni nameni, hramba računov in dokumentacije.
• Analiza in izboljšanje spletne strani: anonimna statistika obiskov (Matomo Analytics).
• Tehnično delovanje spletne strani: zagotavljanje varnosti in delovanje spletnih obrazcev.

05Pravna podlaga za obdelavo

Obdelava temelji na eni izmed naslednjih pravnih podlag v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2):

• Izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR): obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe z naročnikom ali za izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe.
• Izpolnjevanje zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR): vodenje računovodskih in davčnih evidenc, izdaja računov.
• Zakoniti interes upravljavca (člen 6(1)(f) GDPR): varovanje spletne strani, preprečevanje zlorab, analiza uporabe za izboljšanje storitev.
• Soglasje posameznika (člen 6(1)(a) GDPR): pošiljanje obvestil o izdelkih in storitvah.

Uporabnik lahko svoje soglasje kadarkoli prekliče, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

06Hramba osebnih podatkov

• Podatki o naročilih in strankah: 5 let po zaključku poslovnega razmerja.
• Računovodski in davčni podatki: 10 let (v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah in davčno zakonodajo).
• Podatki iz spletnih obrazcev: 2 leti po zadnjem kontaktu, razen če uporabnik zahteva prejšnji izbris.
• Analitični podatki (Matomo): IP naslovi so anonimizirani, podatki o obiskih se hranijo 13 mesecev.

Po preteku roka hrambe se podatki varno izbrišejo ali anonimizirajo.

07Obdelovalci in posredovanje podatkov

Upravljavec lahko posamezne naloge obdelave zaupa pogodbenim obdelovalcem, ki podatke obdelujejo izključno po navodilih upravljavca in v njegovem imenu.

• Gostovanje spletne strani: Cloudflare, Inc. (dostava spletne strani in obdelava obrazcev). Cloudflare je zavezan k okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (Data Privacy Framework) in standardnim pogodbenim klavzulam EU.
• Računovodski servis: za vodenje računovodstva in davčnih obveznosti (če se uporablja zunanji servis).
• Analitično orodje: Matomo Analytics, samogostiteljska namestitev na našem zakupljenem strežniku pri ponudniku Neoserv v Sloveniji.
• E-pošta: Google (Google Workspace). Sporočila iz spletnih obrazcev prejmemo v poštni predal info@k2plus.si, ki ga gosti Google.

Upravljavec ne posreduje podatkov tretjim osebam za trženjske namene brez pravne podlage ali soglasja posameznika.

08Spletni obrazci

Podatki, ki jih vnesete v obrazec za povpraševanje ali kontaktni obrazec (ime, podjetje, e-pošta, telefonska številka, sporočilo in priložene datoteke), se nam pošljejo po e-pošti. Uporabimo jih samo za odgovor na vaše povpraševanje ali pripravo ponudbe. Na spletni strani se ne shranjujejo v podatkovno bazo. Večje priložene datoteke se začasno shranijo v shrambo Cloudflare R2 v Evropski uniji, dostopne so prek povezave v e-pošti, ki jo prejmemo, in se samodejno izbrišejo po 15 dneh. Obrazec ne uporablja piškotkov.

09Analitika – Matomo

Za analizo uporabe spletne strani uporabljamo Matomo Analytics, samogostiteljsko nameščen na našem strežniku. Podatki o obisku se ne posredujejo zunanjim podjetjem.

Zbrani podatki: IP naslov (anonimiziran), vrsta naprave in brskalnika, obiskane strani, čas obiska, vir obiska, kliki na telefonsko številko in e-poštni naslov ter dejstvo, da je bil obrazec oddan (brez vsebine obrazca).

Namen: razumevanje uporabe spletne strani, izboljšanje uporabniške izkušnje, statistika obiskov.

Matomo deluje brez piškotkov in brez shranjevanja podatkov v vašem brskalniku. Pravna podlaga: zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR). Merjenje obiska lahko izklopite s spodnjim izbirnim poljem. Izbira se shrani samo v vašem brskalniku.

10Piškotki

Kaj so piškotki? Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletna stran shrani v vaš brskalnik. Omogočajo, da si stran zapomni vaše nastavitve.

Naša spletna stran ne uporablja piškotkov za analitiko, oglaševanje ali sledenje. Ne uporabljamo Google Analytics, Facebook Pixel, Google Ads ali drugih zunanjih sledilnih storitev. Zato ne potrebujemo obvestila o piškotkih.

11Varovanje podatkov

Upravljavec izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred izgubo, zlorabo, nepooblaščenim dostopom ali razkritjem, vključno z:

• rednimi varnostnimi kopijami podatkov,
• zaščitenim dostopom do računalniških sistemov (gesla, šifriranje),
• SSL/TLS šifriranjem za varno komunikacijo prek spletne strani,
• rednim posodabljanjem programske opreme in varnostnih popravkov,
• omejitvijo dostopa do podatkov le pooblaščenim osebam,
• fizično zaščito prostorov.

12Pravice posameznikov

Vsak posameznik ima v skladu z GDPR in ZVOP-2 naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (člen 15 GDPR): vpogled v lastne osebne podatke, namen obdelave, prejemnike podatkov, rok hrambe.
• Pravica do popravka (člen 16 GDPR): popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa – »pravica do pozabe« (člen 17 GDPR): izbris podatkov, če ni več pravne podlage za njihovo obdelavo.
• Pravica do omejitve obdelave (člen 18 GDPR): začasna omejitev obdelave v določenih okoliščinah.
• Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 GDPR): prejem podatkov v strukturirani, običajno uporabljani in strojno berljivi obliki ter prenos drugemu upravljavcu.
• Pravica do ugovora (člen 21 GDPR): ugovor proti obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu upravljavca.
• Pravica do preklica soglasja: kadar obdelava temelji na soglasju, ga lahko kadarkoli prekličete.
• Pravica do vložitve pritožbe: pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Zahteve pošljite na info@k2plus.si. Upravljavec odgovori najkasneje v 30 dneh od prejema zahteve.

13Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Upravljavec ne izvaja profiliranja ali avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo pravne ali znatne učinke na posameznike.

14Varnost otrok

Naša spletna stran ni namenjena otrokom, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok brez soglasja staršev ali skrbnikov. Če ugotovimo, da smo po nesreči zbrali podatke otroka, jih bomo nemudoma izbrisali.

15Spremembe politike zasebnosti

Upravljavec si pridržuje pravico do spremembe te politike zaradi sprememb zakonodaje, poslovnih praks ali tehnologij. Posodobljena različica bo objavljena na spletni strani z navedbo datuma zadnje spremembe in velja od dneva objave.

16Stik in dodatne informacije

K2 PLUS Grafično oblikovanje in tisk d.o.o., Berčonova pot 10, 1260 Ljubljana – Polje, e-pošta: info@k2plus.si

Nadzorni organ: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon: 01 230 97 00, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si